Учимся ставить задачи: SMART-методика
4 мин.
Каждая рабочая деятельность для достижения требуемой продуктивности не выполняется «с потолка». Недостаточно придти на работу и «что-то делать», чтобы получить подходящий результат в заданные сроки. Поэтому корректно каждый процесс начинать с постановки конкретных задач. Набор этих задач и определяет итоговый результат как в малом, так и в масштабе развития компании.
Вопросу постановки задач уделяется заданное время и специалисты соответствующего профиля. Без их профессиональной и слаженной работы подобная деятельность станет низкопродуктивной.
Разберемся, с чего начинается каждая задача. Ответ прост и логичен. Со школьных времен известно выражение: «Правильно прочитанная задача — это половина решения». В случае с постановкой рабочих функций допускаем перефразирование: «Правильно поставленная цель — это половина при организации задачи и ее выполнения».
Поэтому каждый процесс или задачу начинают с определения достигаемой ею цели. Это дает то «направление действий», куда «движется» каждый работник в каждом конкретном случае. Причем цели ставят как «размытые» — глобальные для компании, так и для конкретных кампаний или действий, которые и трансформируются в текущие задачи. Таким образом, этот этап важен для роста суммарной продуктивности работы.
Невзирая на «уровень» цели, в наличии методика, выполняющая требуемое формулирование без лишних временных и физических затрат — SMART-методика.
Термины и определения
Если переводить слово «smart» с английского языка «в лоб», то получаем значение «умный». Это укладывается в суммарную концепцию. Однако применительно к методике SMART — это аббревиатура, состоящая из ряда слов на английском языке, поэтому нуждающаяся в побуквенном переводе:
- S — англ. «Specific» — специфический или конкретизированный;
- M — англ. «Meausurable» — измеримый;
- A — англ. «Achievable» — достижимый;
- R — англ. «Relevant» — релевантный или соответствующий;
- T — англ. «Time-bound» — ограниченный по временному промежутку.
Разбираем SMART-шаги
На основе предложенных тезисов строится полная пошаговая концепция постановки каждой цели и задачи.
Добавляем конкретику
Первым шагом на пути формулирования становится внесение конкретики или специфики в конкретную бизнес-идею. Например, цель рекламной кампании — получение прибыли. Это неявная цель, ведь прибыль варьируется. Поэтому корректней написать «Получение … суммы».
Помимо денежного эквивалента для конкретизации в бизнесе подходит количество привлеченных лидов или клиентов.
В итоге ставится четкая задача, для которой в наличии конкретные критерии выполнения.
Включаем измеряемую величину
При конкретной цели в бизнесе критериями достижения продуктивного результата становятся вводы величин, поддающихся явному измерению. Примеры: временной фактор или количество затраченных ресурсов. Если запущена рекламная кампания, то критично: достигнута ли цель в принципе или через 1-3-6 месяцев.
Достижение требуемых размеров прибыли или количества привлеченных клиентов за изначально заданный период ограничивают полный набор вариантов результатов. В противном случае получаем нечеткие формулировки, которые не дают объяснения тому, продуктивно ли текущее выполнение конкретной задачи и завершено ли.
Измеряем достижимость
Этот параметр в методике регулярно условен. Достижимость оценивают в количестве затраченных на решение задачи ресурсов, но не каждая цель предусматривает конкретные цифры. Точнее это определяется требуемым результатом и степенью риска.
Для рядовых задач параметр «достижимость» критичен. Ведь это мелкие рядовые проблемы, которые решают сотрудники. Если же задача выставлена на уровне руководителя или владельца бизнеса, то достижимость оценить сложнее. Иногда приходится рисковать ресурсами, временем и проч., не имея 100%-уверенности в результате.
Таким образом, этот параметр позволяет разделить цели и задачи по степени важности.
Разбираемся с релевантностью
Цели и задачи регулярно становятся «ступеньками» к достижению глобальных результатов на уровне организации. Пример: «Получение … суммы рекламной кампании» входит в большую цель «Выход на уровень прибыли …» и еще выше «Развитие бизнеса».
Благодаря такой классификации целей выстраивается иерархия по степени значимости как в перспективе, так и «здесь и сейчас». В этой связи задачи ставятся в соответствии с временными сроками и требуемыми достижениями на текущий момент времени.
Ограничиваем время
Хотя временной параметр упоминали раньше, но его значимость переоценить трудно. Поэтому требуется вносить «время» не только в ограничение отсечек для выявления конечного результата, но и в планирование. Зная приоритетность целей и задач, время, требуемое на исполнение, составляют график выполнения.
Крупные задачи разделяют на ограниченные по времени меньшие этапы с подзадачами, для малых — вставляют в график выполнения таким образом, чтобы в наличии оказались людские и проч. ресурсы, а результат стал своевременным.
Недостатки метода
Главным недостатком SMART-механизма становится малая «стрессоустойчивость». Выстраивание структуры и иерархии целей и задач — процесс хоть и не всегда длительный, но регулярный и неторопливый. В случае необходимости резкой «смены курса» из-за внешних для бизнеса факторов или кризисных явлений на рынке эти механизмы теряют значимую продуктивность.
Тем не менее, даже в негативных условиях, SMART-методика предоставляет пошаговый инструмент, который позитивно показал себя в применении на конкретных ситуациях. Его использование систематизирует процессы постановки задач в организации и отслеживания их исполнения.
Заключение
Постановка рабочих задач и выявление конкретных целей — значимая часть становления и развития каждой компании.
Регулярно владельцы бизнеса и соответствующие работники выполняют этот этап интуитивно, на основании имеющегося опыта и логики. Это тоже позитивный подход, однако применение конкретной SMART-методики, многократно отшлифованной профессионалами и отсекающей лишнее, позволяет повысить продуктивность этого процесса.
Интернет-агентство U-sl+Мирмекс за научный подход и использование современных достижений для повышения продуктивности и развития бизнеса. Знание и применение разнообразных практик и теорий позволяет выявить лучшее, что пойдет на пользу конкретному делу!
