Хранение документов - правила и сроки
4 мин.
Количество бумажной документации в организации напрямую определяется статусом. Логично, что ЗАО или ОАО производит бумажных документов на порядок больше, чем малое ИП. Кроме того, в последние года вводятся в эксплуатацию механизмы электронного документооборота. Это кажется прорывом: ведь электронный документ, заверенный специализированной и подтвержденной электронной подписью, равнозначен бумажному, а значит, не нуждается в распечатывании и физическом хранении. Хранят оригинал и копии на соответствующих электронных носителях.
Однако если проставление электронной подписи невозможно или это договор, где не для каждого участника в наличии электронная подпись, то бумажный носитель обязателен. Да и до сих отдельные виды документов (счета на оплату, которые считаются по умолчанию договором, книги учета доходов и расходов и проч.) хранятся физически в обязательном порядке.
Даже если предположим, что компании закрывается, то и в этом случае хранение документов требуется. После проведения официальных процедур информация сдается в архив и хранится уже там.
Правила хранения документов
Документы организации хранятся в следующих вариантах:
- текущее хранение — для документов, которые непосредственно в работе, недавно использовались или еще потребуются;
- архивное хранение — документы не требуются в текущей работе, но потенциально запрашиваются в отдельных частных случаях;
- передача в архив — для случаев, когда организации официально прекращает существование.
Последний пункт логичен, понятен и снимает с компании обязательства по хранению документации, поэтому не рассматривается в рамках текущей статьи.
Текущее хранение документации
Текущее хранение документов осуществляют по принципам удобства и доступности.
В первую очередь документы классифицируют и сортируют по ведомствам и отделам, которым доступны. Если документ требуется для работы в разных отделах, то определяют, где хранится главный бумажный вариант.
Для электронного документооборота хранение проводится внутри соответствующих программ и устройств, но также указывается местонахождение последней версии.
С точки зрения физического хранения также обеспечивается удобство доступа. Для этого организуют или выделенные шкафы, или полки с ячейками и классификаторами, упрощающими поиск.
Регулярно проверяют актуальность сведений. Устаревшие или не нужные уже документы направляются на архивное хранение.
При наличии соответствующего варианта хранят, помимо бумажной, электронные копии документов. Это также расширяет географию нахождения сотрудников компании и дает вариант организации удаленной работы.
Архивное хранение документации
Организация архивного хранения в первую очередь предусматривает выделение надежного пространства с достаточными системами защиты от влаги, огня, грызунов и иных вредителей и проч. Порча и уничтожение архива влечет за собой ощутимые проблемы и штрафы.
Для архивных документов также рекомендуют организовать электронное копирование и хранение, а также электронную систему учета местонахождения документов. Это ощутимо облегчает поиск, если потребность в документе возникла. Также это позволит упростить процедуру выявления документов, которые допустимы к уничтожению по истечению срока хранения.
Сроки хранения
Невзирая на тип документа и формат, сроки хранения что бумажных, что электронных оригиналов по закону одинаков, поэтому по умолчанию ведем повествование для бумажных вариантов, но понимаем, что для электронной отчетности сроки те же.
Документы организации условно подразделяют на следующие виды:
- бухгалтерские бланки категории «строгая отчетность»;
- налоговая документация;
- документы по кадровым вопросам и делопроизводству.
Каждый тип документов характеризуется собственным сроком хранения. Разделение идет на документы хранящиеся постоянно или временно. Причем временное хранение также подразделяется на периоды краткосрочные (1–15 лет) и долгосрочные (25–75 лет). Причем срок хранения документа, как правило, отсчитывается не от даты завершения, а от начала годового периода. Таким образом, для договора, завершенного, например 25 марта 2025 года, срок отсчитывается с 01 января 2026 г.
Главные текущие документы для организации — документы для налоговой и бухгалтерской отчетности. Для них предусмотрены следующие сроки хранения:
- постоянное хранение — Устав, приказы, отдельные виды финансовых документов, документы о ликвидации организации и проч.;
- 75 лет — документы по вопросам делопроизводства, завершенные до 2003 года;
- 50 лет — документы по страховым взносам;
- 5 лет — годовые книги учета доходов и расходов, кассовые документы, счета-фактуры, декларации ИФНС, товарные чеки, типовые договора и проч.;
- 1 год — свидетельство о постановке на учет в ФНС по месту нахождения компании, а также свидетельство о снятии с учета и проч.
Документы по кадровым вопросам также хранятся вариативно:
- постоянное хранение — штатное расписание;
- 75 лет — документы по вопросам кадрового делопроизводства, завершенные до 2003 года;
- 50 лет — трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные дела сотрудников, журналы учета рабочего времени при условиях работы категории «Вредное / Опасное производство» и проч.;
- 45 лет — документы о несчастных случаях на работе;
- 5 лет — журналы учета рабочего времени, авансовые отчеты и проч.;
- 3 года — графики отпусков;
- 1 год — утвержденные правила внутреннего распорядка компании.
Заключение
Хранение документации — обязательная процедура для каждого функционирующего бизнеса. Нарушение сроков и условий хранения влечет за собой проблемы с законом и соответствующими государственными структурами.
Поэтому в обязательном порядке ознакомьтесь со сроками хранения разнообразных типов документов и обеспечьте корректные условия текущего и длительного хранения. Причем в массе случаев архивное хранение корректней доверить профессионалам, чем выделять конкретное пространство и отслеживать поддержание соответствующих условий.
Выполнение простых правил хранения бумажной документации, переход на электронный документооборот и соблюдение его правил, позволяет бизнесу существовать и развиваться долгие годы без штрафов и проблем с законом.
